Overzicht
Dit artikel beschrijft een aanpak voor monitoring van computeractiviteit als middel om de productiviteit van werknemers in bedrijfsomgevingen te verbeteren, onderzoek te verrichten naar fraude en bewijsmateriaal te verzamelen zonder hinder te veroorzaken.
Inleiding
De wijdverbreide beschikbaarheid van nieuwe technologieën heeft de moderne werkplek ingrijpend gewijzigd. Door het gebruik van nieuwe en betere informatie- en communicatiemiddelen is de wijze waarop we werken en werknemers managen veranderd.
Naast de overduidelijke voordelen voor productiviteit en kostenbesparing, brengt informatietechnologie een aantal inherente risico’s en problemen met zich mee. Sociale netwerken en spelletjes zorgen voor een lagere werknemersproductiviteit op werkplekken met een internetverbinding, en bedrijven die werken met handelsgeheimen, intellectuele eigendom en gevoelige gegevens lopen als werkgever grotere risico’s door wangedrag van werknemers.
Deze technologieën bieden werkgevers echter ook meer efficiënte en kostenbesparende hulpmiddelen om risico’s te beheren en wangedrag aan te pakken. Systemen voor toezicht, monitoring en proactieve bescherming tegen gegevenslekken (Data Leak Protection of DLP) kennen steeds meer bijval.
Door de beschikbaarheid van doeltreffende, goedkoper hulpmiddelen voor monitoring in een situatie met een hogere risicograad en constante interactie op sociale media, wordt er meer gebruik gemaakt van toezicht en monitoring op werkplekken met computers.
Deze paper gaat na welke effecten op software gebaseerde systemen voor monitoring van werknemers hebben op hun productiviteit, de naleving van beleidsregels van bedrijven, preventie van en onderzoek naar wangedrag van werknemers, en veiligheidsschendingen.
Software voor computertoezicht en monitoring
Deze paper is gebaseerd op statistische gegevens die werden verzameld door gebruik van twee hulpmiddelen voor pc-monitoring: Refog Employee Monitor en Refog Terminal Monitor. De hulpmiddelen zijn representatief voor hun type en bieden werkgevers de mogelijkheid om alle of geselecteerde activiteiten van werknemers zoals communicatie met de buitenwereld, het opstarten van applicaties en toegang tot bestanden te bekijken.
Monitoring zonder hinder
De wijze waarop mogelijke bedreigingen worden aangepakt, vormt het grote verschil tussen passieve oplossingen voor monitoring en systemen voor proactieve bescherming tegen gegevenslekken (Data Leak Protection of DLP). Heuristische analyse en proactieve filtering kunnen de indruk geven dat er een technologische barrière wordt opgetrokken om gegevenslekken te voorkomen, wangedrag van werknemers een halt toe te roepen en fraude te bestrijden.
In de praktijk zorgen proactieve oplossingen doorgaans voor meer hinder voor het werkproces, vinden werknemers ze intimiderend en doen ze weinig of fraude effectief te voorkomen.
Passieve monitoring daarentegen helpt om informatie te verzamelen over activiteiten van werknemers zonder hen te stoppen of tegen te houden. De aldus verzamelde informatie helpt werkgevers om snel feedback te geven of veiligheidsincidenten te onderzoeken met harde bewijzen in de hand.
Het gebruik van proactieve DLP-systemen vergeleken met passieve monitoring
Refog-software voor computeractiviteit gebruikt alleen passieve monitoring in de producten voor computertoezicht. De meest “proactieve” actie is de verzending van een instant melding naar een aangestelde veiligheidsmedewerker bij een mogelijke veiligheidsschending.
In ons bedrijf zijn we ervan overtuigd dat deze aanpak vlotter en doeltreffender is, en tegelijk aanzienlijk minder kost dan op heuristiek gebaseerde DLP-systemen (tot 80% goedkoper volgens recent marktonderzoek).
1 centrale locatie voor monitoring van werknemers
De producten van Refog zijn ontwikkeld voor gebruik op Windows-desktops en -netwerken (Refog Employee Monitor), terwijl Refog Terminal Monitor bestemd is voor monitoring van terminalserverclients.
Alle gebruikersactiviteit is centraal beschikbaar via een praktische interface voor beheer. De producten voorzien flexibele filters en zoekfuncties. Alle verzamelde gegevens worden veilig versleuteld en lokaal opgeslagen.
Toezicht helpt om de beleidsregels van het bedrijf te doen naleven
Toezicht helpt om de beleidsregels van het bedrijf te doen naleven gewoon door het feit dat het er is. De talrijke logboeken en monitors in Refog Employee Monitor en Refog Terminal Monitor helpt bestuurders en leidinggevenden ervoor zorgen dat werknemers de beleidsregels van het bedrijf naleven.
Door monitoring van de wijze waarop werknemers omspringen met informatie en door hun communicatie zoals chats en interactie op sociale media te controleren, kunnen leidinggevenden de activiteiten van hun werknemers volgen, onmiddellijk feedback geven en mogelijk wangedrag voorkomen voordat de zaken uit de hand lopen.
Pc-monitoring verbeter de productiviteit van werknemers
Werknemers leveren betere prestaties wanneer ze onder toezicht staan. Instant, realtime feedback van een supervisor helpt om tijdverspilling door spelletjes (nefast op kantoor), ongebreideld chatten en interactie op sociale media een halt toe te roepen. Precies weten wat werknemers doen, wanneer dat gebeurt en hoelang het duurt, helpt aanzienlijk om de productiviteit van uw werknemers te verbeteren.
Werknemers die weten dat ze gecontroleerd worden, zullen minder tijd spenderen aan chatten en zich toespitsen op het werk waarvoor ze betaald worden. Het volgen van werknemersactiviteit helpt om wangedrag te voorkomen, het volstaat niet om gewoon toetsaanslagen te registreren en schermopnames te bewaren voor verdere analyse. Een bepaald niveau van interactie en feedback is essentieel om de discipline te handhaven en de prestaties te verbeteren.
Als uw werknemers weten dat managers en supervisors zelfs op afstand in real time kunnen zien wat er gebeurt op hun computers, wordt de juiste toon gezet en verbetert de discipline en productiviteit.
Software voor toezicht van Refog biedt managers en supervisors de mogelijkheid om meerdere werknemers in real time te monitoren op afstand. Het is niet nodig om uit een comfortabel kantoor weg te gaan om de pc van elke werknemer te controleren op niet geautoriseerde activiteit.
Leg de actie vast en volg wat uw werknemers doen terwijl ze het doen, en geef onmiddellijk feedback over hun activiteit!
Technische specificaties
Zowel Refog Employee Monitor als Refog Terminal Monitor kunnen een uitgebreid aantal activiteiten op pc’s van werknemers vastleggen.
-
Toetsaanslagen
-
URL-monitoring
-
Applicatiemonitoring
-
Schermopnames
-
Onzichtbare modus
-
Interceptie van chats via IM en Facebook
-
E-mail en FTP-overdracht
-
Bestanden volgen
-
Sleutelwoorden voor melding
-
Realtime netwerklogboeken
De bijkomende functies van Refog Terminal Monitor kunnen worden uitgevoerd op uw terminalserver en volgen, registreren en rapporteren alle of geselecteerde activiteiten van verbonden werknemers.
Over Refog
Refog werd opgericht in 2002 en ontwikkelt een complete suite van oplossingen voor monitoring van werknemers en ouderlijk toezicht voor Windows-pc’s. De voorbije zes jaar werden producten van Refog geïnstalleerd op meer dan 5 miljoen computers in 201 landen. De zakelijke klanten gaan van kleine bedrijven tot grote ondernemingen uit de financiële, industriële en IT-sector.
Het vlaggenschipproduct voor desktops, Refog Employee Monitor, is dankzij de ongeëvenaarde logmogelijkheden en volledigheid uitgegroeid tot een erkende oplossing voor de financiële sector. Refog Terminal Monitor biedt hetzelfde niveau van functionaliteit en biedt daarnaast het gemak en de eenvoud van bediening via één enkele terminalserver.
Refog streeft ernaar om betrouwbare en veelzijdige oplossingen voor monitoring van werknemers te leveren, waarmee onze klanten hun handelsgeheimen en intellectuele eigendom kunnen beveiligen zonder hun werknemers onder druk te zetten of te hinderen bij hun werk. Oplossingen waarmee beleidsregels kunnen worden opgelegd zonder filtering of interdictie.
